Souvent, lorsque l’on va diriger une réunion, ou que l’on est appelé à y intervenir par une présentation, on a tendance à se focaliser sur le contenu, le fond. Conséquence, il se crée parfois des minutes de silence, car vous devez sortir du papier, chercher un feutre, régler le vidéoprojecteur, aller faire des photocopies… La préparation d’une réunion prend en compte trois aspects : un plan de ce que vous allez dire ou soulever ou présenter, une documentation avec une copie pour chaque participant, un ensemble de matériel pour faciliter la compréhension et permettre que la séance se déroule au mieux. Voici quelques conseils qui vous aideront à mieux préparer votre prochaine réunion de travail.

L’équipement

Le premier appareil, classique parmi les classiques des réunions, incontournables, c’est le vidéoprojecteur. Une vidéo, un tableau, un graphique dans votre ordinateur à présenter à l’assistance ? Le vidéoprojecteur est là. Le deuxième appareil, ce sont les tableaux interactifs et participatifs (tactiles et connectés à votre ordinateur) comme ceux d’Activboard. Ils remplacent les tableaux blancs d’antan. Enfin, un dictaphone vous facilitera la tâche si vous êtes amené à rédiger le compte rendu ultérieurement. L’enregistrement sera également d’une grande aide pour corriger, pour expliquer, ou si vos promos sont mal interprétés durant la réunion. N’oubliez pas la connexion internet, les rallonges et prises, et, éventuellement, le micro.

Le matériel bureautique

Oui, malgré les innovations technologiques, les feutres, les stylos, les crayons, les blocs-notes et les surligneurs sont toujours utiles. Mettez-en au milieu de la table de réunion, il y aura toujours un participant qui en utilisera à un moment au cours de la séance. Par ailleurs, mettez à la disposition des personnes présentes des stylos numériques interactifs si vous utilisez un tableau blanc interactif. À ce titre, le Tbi promethean fait partie des références dans ce domaine. Toujours dans la partie bureautique, les chemises de présentation dans lesquelles vous glisser les copies des documents à remettre aux participants. Enfin, vous pouvez rajouter des portes-noms chevalet pour faciliter la communication entre les personnes présentes (nom et fonction).

Le mobilier

S’il y a une présentation à faire, oubliez les tables rondes. Préférez-les rectangulaires ou carrées. Prévoyez suffisamment d’espace entre les personnes. Enfin, privilégiez les chaises de bureau rembourrées, surtout si la réunion se déroule sur plusieurs heures. N’oubliez pas de faire un check list la veille de la réunion. Ce point est primordial pour ne pas être pris de court le jour J, ce qui est particulièrement gênant si votre assistance comprend des clients importants et vos supérieurs hiérarchiques.