La question est essentielle, car trop de réunions peut nuire à la productivité tandis qu’une insuffisance de réunion peut engendrer des problèmes de communication. Nous sommes à une période où les technologies collaboratives sont nombreuses et sont dotées de moult fonctionnalités. Les réunions en salles peuvent ainsi être réduites dans leur nombre au profit de l’utilisation de ces technologies. L’idéal serait de faire peu de réunions, mais de s’assurer que ces réunions aient un impact fort sur l’entreprise et ses performances. Pour qu’une réunion soit productive et fructueuse, qu’elle produise l’effet escompté, il faut appliquer quelques règles.

Les réunions sont nécessaires dans les cas suivants

Des réunions sont nécessaires au début d’un nouveau projet et jusqu’à ce que celui-ci se déroule à merveille. Avant la réunion, envoyez par mail un dossier comprenant les détails des sujets qui y seront discutés, l’ordre du jour et des documents à lire par les participants afin qu’ils se préparent. Lors de ce type de réunion, il est nécessaire d’utiliser un tableau blanc interactif et un vidéoprojecteur pour faciliter la compréhension par tous. Une réunion est également indispensable pour remercier et féliciter une équipe après une réussite ou une performance exceptionnelle. Elle sert aussi à annoncer un événement essentiel dans l’entreprise. Enfin, en vue de prendre une décision qui aura des répercussions sur la carrière des salariés, il est primordial de convoquer une réunion.

Une réunion se prépare

N’oubliez pas de vérifier que les équipements, qui vont servir durant les réunions, fonctionnent très bien. Lors de l’inspection des équipements, vous découvrirez peut-être que la lampe de votre vidéoprojecteur ne fonctionne pas. Vous serez donc amené à trouver une lampe videoprojecteur originale ou compatible . Ce n’est pas durant la réunion que vous allez la changer ni chercher à la remplacer en envoyant un employé en acheter une nouvelle. Sans compter que vous allez avoir besoin de prendre les références de la lampe et chercher celle-ci, car vous ne pouvez pas acheter au hasard. Si une lampe videoprojecteur Espon est celle qui convient le mieux à votre appareil, dans ce cas, il vaut mieux ne pas s’aventurer sur d’autres marques.

Les vidéoconférences et les visioconférences

Privilégiez ces deux techniques en situation de crise. En effet, elles permettent aux salariés de continuer à travailler tout en assistant à une « réunion virtuelle ». De plus, la réunion peut être enregistrée. De ce fait, s’ils ont manqué une partie, ou qu’un détail demeure incompris, il leur suffit de visionner l’enregistrement.