L’extrait Kbis est un document permettant de justifier l’activité commerciale d’une société ou d’une entreprise. C’est la preuve qu’une société ou une entreprise existe réellement, qu’elle est inscrite au registre du commerce et des sociétés ou RCS. En effet, toute société ou entreprise qui vient d’être créée doit se faire immatriculer au RCS pour être légale aux yeux de la loi. Mais qui est exactement concerné par l’extrait Kbis et à quoi sert-il en réalité ?
En quoi l’extrait Kbis est-il utile ?
L’extrait Kbis sert principalement dans les démarches administratives. C’est ce document qui prouve l’existence légale d’une société ou d’une entreprise. Aussi, les partenaires, les banques ou d’autres organismes avec lesquels elle envisage de travailler le réclameront sans faute. En l’absence de l’extrait Kbis, il est tout simplement impossible d’espérer décrocher un contrat, un prêt ou un financement quelconque. Si une entreprise ne peut pas fournir le Kbis qui atteste de son immatriculation, de son existence, aucune institution financière ou autre établissement ne pourra lui faire confiance.
Une entreprise ne pourra évoluer ni se développer sans qu’elle soit immatriculée, ce qui nécessite une inscription au RCS ; et ce, dès sa création. Normalement, c’est la première démarche que doit faire un dirigeant d’entreprise avant même de commencer ses activités. Une fois inscrite, une entreprise pourra demander et obtenir un extrait Kbis, ce qui facilitera grandement les futures transactions qu’elle envisage et réaliser de ses projets. À noter que l’extrait Kbis peut être obtenu gratuitement si vous, en tant que chef de votre entreprise, en faites la demande en ligne. Mais si vous le demandez auprès du tribunal de commerce, ce document sera payant.
Qui est concerné par l’extrait Kbis ?
Si vous avez une entreprise, vous vous demandez peut-être si vous êtes concerné par l’extrait Kbis. Alors, sachez que si vous êtes micro-entrepreneur, vous ne pouvez pas avoir d’extrait Kbis, puisque vous êtes une personne physique. Vous avez surtout besoin d’un extrait K. S’il s’agit d’un établissement secondaire, ce document est appelé L. Si vous exercez une profession libérale ou si vous êtes artisan, vous n’êtes pas non plus concerné par l’extrait Kbis. Si vous êtes artisan, c’est plutôt l’extrait D1 que vous devez fournir. Si vous avez une société commerciale, elle est concernée par l’extrait Kbis. Oui, celui-ci est destiné à toute personne morale, autrement dit, à toutes les formes de sociétés commerciales.
Le dirigeant d’une entreprise peut obtenir l’extrait Kbis de son entreprise, sans frais pour une demande en ligne. Mais il faut savoir que n’importe qui, absolument tout le monde, peut obtenir l’extrait Kbis d’une société s’il le souhaite. Tant que l’entreprise en question est immatriculée en France, toute personne désirant obtenir l’extrait Kbis ou l’extrait K d’une entreprise peut en faire la demande. Si vous êtes micro-entrepreneur, vous pouvez demander l’extrait K de votre entreprise individuelle, mais le document est payant.
Que contient un extrait Kbis ?
Un certain nombre d’informations est mentionné sur un extrait Kbis. En fait, il donne des renseignements sur l’activité de votre entreprise, toutes les mentions portées au registre du commerce et des sociétés. Voici le contenu d’un extrait Kbis : le nom du greffier du tribunal de commerce ayant signé l’immatriculation de votre entreprise et la raison sociale de votre entreprise, mais également son sigle et son enseigne.
L’extrait Kbis mentionne ensuite le numéro Siren, la forme juridique de votre entreprise, si c’est une SA, une SARL, une SCI ou autre, le code NAF ou le code APE ainsi que le montant du capital social de votre société. Vous y verrez également l’adresse de votre siège social et celle de vos établissements secondaires, si vous en possédez dans l’Espace économique européen ou en Union européenne.
L’extrait Kbis indique aussi la durée d’existence de votre entreprise, sa date de création, et la nature de vos activités (en détail). Si votre entreprise possède un site Web et un nom de domaine, ils seront aussi inscrits sur l’extrait Kbis.
Enfin seront mentionnés : votre identité en tant que chef d’entreprise, vos fonctions, vos nom et prénom, date et le lieu de naissance, votre nationalité, votre adresse personnelle, ainsi que les coordonnées des commissaires aux comptes et des administrateurs. S’il y a lieu, les différentes décisions du tribunal de commerce en procédures collectives seront aussi mentionnées sur l’extrait Kbis, c’est-à-dire les redressements et les liquidations judiciaires, les sauvegardes.
De quelle façon demander un extrait Kbis ?
Si vous avez besoin d’un extrait Kbis, vous pouvez en obtenir un gratuitement en ligne. Rendez-vous sur le site officiel du gouvernement prévu à cet effet, le site Infogreffe. Vous pouvez y ouvrir (ou de créer, si vous n’en avez pas encore) un compte personnel, saisir votre identifiant et suivre les instructions sur le site.
Sachez qu’il existe aussi des partenaires privés agréés qui mettent leur expertise à votre service. Vous pouvez leur confier cette démarche si vous ne disposez pas de temps pour vous y mettre. Pour une tierce personne souhaitant accéder à l’extrait Kbis d’une entreprise, la démarche est payante. Pour faire la demande proprement dite, elle peut se rendre sur https://www.portail-societe.fr et indiquer soit le nom de l’entreprise, soit son sigle, soit sa dénomination sociale ou son numéro Siren.
Pour vous qui êtes à la tête de votre entreprise, vous pourriez avoir besoin d’un extrait Kbis à tout moment. La meilleure option est probablement de souscrire à un envoi automatique et périodique. Vous n’avez qu’à préciser la durée et la périodicité de l’envoi et vous recevrez régulièrement un extrait Kbis de votre entreprise par la poste. Ce système est intéressant surtout quand on sait qu’un extrait Kbis doit toujours avoir moins de 3 mois. Oui, vous devez en avoir un récent chaque fois que vous en avez besoin. D’ailleurs, au fil du temps, les données concernant votre entreprise évoluent : votre capital social a peut-être été modifié ou il y a eu nomination d’un nouveau gérant, etc. Donc, il est essentiel que ce soit un extrait Kbis à jour que vous présentiez à vos partenaires.
Un document indispensable
Que vous le vouliez ou non, vous devez enregistrer votre entreprise ou votre société auprès du registre du commerce et des sociétés. Dès lors que vous aurez immatriculé votre entreprise, vous pouvez demander un extrait Kbis autant de fois que vous en aurez besoin. C’est certain, vous en aurez besoin à plusieurs reprises tout au long de l’existence de votre entreprise. En tout cas, l’immatriculation au RCS est une obligation imposée par la loi et à laquelle vous devez vous soumettre. C’est après que cette formalité soit faite que vous pourrez avoir accès à un extrait Kbis de votre entreprise.
Ce document est indispensable pour plusieurs raisons. Déjà, au regard de l’administration, un extrait Kbis constitue l’état civil de votre société. Bien que d’autres documents soient utiles, l’extrait Kbis est le seul qui fait foi de l’existence juridique de toute entreprise commerciale. D’un autre côté, l’extrait Kbis est le moyen par lequel on rend publiques les informations juridiques concernant votre société, puisqu’il est possible à tout citoyen d’en faire la demande. Mais l’une des raisons pour lesquelles un extrait Kbis est vraiment utile, c’est qu’il fait partie du dossier que vous devrez présenter lorsque vous voulez ouvrir un compte bancaire au nom de votre entreprise par exemple. Vous ne pourrez tout bonnement pas avoir un compte en banque professionnel si vous ne fournissez pas ce document. Pareillement, si vous devez acheter du matériel professionnel, les distributeurs exigeront l’extrait Kbis. Idem si vous désirez répondre à un appel d’offres public ; sans extrait Kbis, vous n’avez aucune chance d’être choisi.
Délai pour obtenir un extrait Kbis
En principe, après le dépôt de demande d’immatriculation de votre entreprise, vous obtenez un extrait Kbis gratuit. C’est la même chose pour toute société commerciale qui se fait enregistrer au RCS. Mais vous ne recevez pas l’extrait Kbis immédiatement : il faut attendre entre 3 et 7 jours ouvrables pour cela.
Sachez que si vous avez déjà un numéro Siren, certains greffes peuvent délivrer un Kbis provisoire. Cela peut vous être utile si vous vous trouvez dans une situation urgente. Mais vous devez, vous-même, vous rendre au greffe 2 ou 3 jours après le dépôt de demande d’immatriculation pour confirmer cette possibilité d’obtenir un extrait Kbis provisoire. Rappelez-vous que puisqu’il s’agit d’un extrait Kbis provisoire, le numéro RCS aussi est provisoire. Vous n’aurez votre numéro d’immatriculation définitif que quelques jours plus tard.
Si, en cours de vie de l’entreprise, vous avez besoin d’un extrait Kbis, combien de temps devriez-vous attendre pour en obtenir un ? En fait, vous devez patienter entre 3 et 7 jours ouvrables également pour l’obtenir par courrier. Par contre, si vous êtes pressé par le temps, faites plutôt la demande d’extrait Kbis en ligne, ainsi, vous pourrez l’imprimer vous-même et l’original vous sera ensuite envoyé par voie postale.
Quels risques en l’absence d’extrait Kbis ?
Si vous voulez faire des transactions avec des partenaires, décrocher un marché public, demander une ligne de crédit à la banque ou ouvrir un compte, mais que vous êtes dans l’impossibilité de fournir un extrait Kbis, vous n’avancerez pas. Vous perdrez la confiance de vos pairs, vous perdrez toute crédibilité parce qu’aux yeux de tous, votre entreprise n’est pas en règle vis-à-vis de la loi, et cette réputation entachera gravement l’image de votre boîte. Plus personne ne voudra faire affaire avec vous. Donc, vos activités péricliteront et vous risquez de déclarer faillite prochainement. Il est donc très préjudiciable pour votre société de ne pas être capable de présenter un extrait Kbis, parce que cela suppose que celle-ci n’est pas immatriculée au RCS.
En plus, l’absence d’extrait Kbis est considérée par l’URSSAF comme un délit de travail dissimulé. Or, ce délit vous fait encourir 45 000 euros d’amende et jusqu’à 3 ans de prison. Vous ne pouvez certainement pas vous permettre de dépenser autant d’argent et vous ne vous imaginez pas non plus passer des années derrière les barreaux. Alors, pour ne pas en arriver là, dès la création de votre entreprise, mettez sur la liste de vos priorités votre inscription au registre du commerce et des sociétés. Après, vous aurez toute latitude pour demander un extrait Kbis autant que vous en aurez besoin. Bien sûr, comme vos activités vont se développer, les données que vous avez fournies au RCS peuvent changer, donc, n’oubliez pas non plus d’informer les autorités concernées sur ces changements. Chaque fois qu’il y a une modification au sein de votre entreprise, sur la dénomination sociale, l’adresse, les dirigeants ou toute autre information importante, mettez un point d’honneur à les transmettre aussitôt au greffe du tribunal de commerce.
