Avec la concurrence qui est de plus en plus rude chaque jour, il est crucial d’adopter une bonne stratégie de vente. Généralement, le processus de vente passe par la prospection. Et à ce jour, le téléphone reste le moyen le plus efficace pour contacter des clients potentiels.

Ce que vous devez savoir avant de composer votre appel

Pour vous occuper du secrétariat téléphonique d’une entreprise afin d’obtenir une prise de rendez-vous, vous devez adopter une bonne stratégie. Voici quelques règles de base à suivre avant de composer votre appel :

Choisissez le meilleur moment pour appeler votre prospect

D’après une étude, voici les moments les plus opportuns pour obtenir un rendez-vous :

• Les meilleurs jours : jeudi et mercredi. Tout simplement parce que ces 2 jours sont ceux où les personnels en entreprise ont plus de temps libre. Le lundi et le mardi sont généralement consacrés à l’organisation des projets. Et le vendredi est le jour où ils ferment et sont pressés de se reposer.
• Les meilleurs horaires : entre 9 et 10 heures du matin et 16 et 17 heures de l’après-midi. À ces heures-là, les commerciales sont plus aptes à contacter les cadres ayant un pouvoir de décision et la volonté ainsi que le temps de prendre l’appel. Evitez d’appeler entre midi et 13 heures, c’est généralement la pause déjeuner pour tout le monde.

Préparez votre prospection

Appeler un prospect pour obtenir un rendez-vous ne s’improvise pas, il faut que vous soyez bien préparé. Avant d’appeler, faites des recherches concernant votre prospect et préparez un script d’appel en fonction de cela. Grâce à ces recherches, vous saurez ce qui l’intéresse et ce dont il a besoin. Ainsi, lors de votre discussion, vous pourrez par exemple évoquer de manière naturelle quelque chose qu’il aime particulièrement pour lui donner envie de continuer à vous parler.

Ne perdez pas de temps

Peu importe qui sont vos prospects, une chose est sûre : ils sont occupés et n’ont pas beaucoup de temps à vous consacrer ! Et même s’ils acceptent de vous parler, ils peuvent vite perdre patience. C’est pourquoi, dès qu’ils décrochent le téléphone, vous ne devez pas perdre de temps ! Vous devez leur fournir rapidement les réponses aux questions suivantes pour qu’ils soient plus disposés à vous parler :

• Qui êtes-vous et quelle entreprise représentez-vous ?
• Quelle est la raison de votre appel ?
• En quoi votre proposition pourrait-elle l’intéresser ?
• Qu’attendez-vous de la personne au bout du fil ?

Les règles à suivre durant l’appel

Pour obtenir un rendez-vous, voici quelques règles à suivre durant l’appel avec votre prospect :

Règle n° 1 : Présentez-vous directement et venez-en au fait

Dès que votre interlocuteur décroche, ne perdez pas de temps, présentez-vous avec le nom de l’entreprise que vous représentez. Et n’oubliez pas de demander si c’est bien la personne que vous souhaitez appeler qui est au bout du fil. Si c’est le cas, continuez directement la conversation en venant directement au fait. Assurez-vous de bien répondre aux questions susmentionnées.

Toutefois, évitez de mettre la pression sur votre prospect. S’il n’est pas disponible pour le moment, ne forcez pas la discussion. Reportez la conversation. Demandez-lui un créneau horaire qui lui conviendra.

Règle n° 2 : Savoir enchaîner en cas d’objection

Malgré une bonne accroche, on n’est jamais à l’abri d’un rejet. Différentes sortes d’objection existent. À titre d’illustration : « Merci, mais nous ne sommes pas intéressés… » ou « Merci, mais nous avons déjà un fournisseur… ». Face à cela, n’abandonnez pas directement, argumentez en mettant en avant vos atouts. Vous pouvez par exemple lui dire ce qui vous différencie d’autres fournisseurs, ce que vous pouvez lui apporter en plus.

Mais même si vous avez très envie de le convaincre, n’en faites pas trop non plus pour éviter de le contrarier ! Il faut parfois savoir accepter un rejet pour éviter de nuire à l’image de marque de l’entreprise que vous représentez.

Règle n° 3 : Proposez le rendez-vous de manière subtile

Gardez toujours en tête le but de votre appel « obtenir un rendez-vous ». Ici, il n’est pas question de savoir si la rencontre est nécessaire ou non, proposez ! Par exemple, vous pouvez dire : « Ce que je vous propose c’est de fixer un rendez-vous afin de pouvoir vous en parler plus en détail. Seriez-vous disponible le (jour) à (heure) ? »

S’il n’est pas d’accord, prenez congé respectueusement sans plus insister. S’il accepte, tant mieux, votre objectif est atteint ! Avant de raccrocher, prenez le temps de reformuler la date, l’heure et le lieu de rendez-vous. Vous pourrez par exemple dire « D’accord. Notre rendez-vous sera donc le (jour, heure, lieu). Je vous remercie de votre attention. Je vous souhaite une très bonne journée. »